Informativa sulla privacy

La presente informativa è resa ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 («GDPR») e descrive come vengono trattati i dati personali degli utenti del sito mailamber.app, dell'account Mailamber e delle applicazioniMailamber per Windows e per Android (distribuita tramite Google Play). È scritta per essere letta, non solo pubblicata: se qualcosa non è chiaro, scrivici aprivacy@mailamber.app.

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento («Titolare») è:

• Antonio Maraucci — ditta individuale
• Partita IVA: IT09286091211
• Sede: Via Raffaele Gasparri 16, 81100 Caserta (CE), Italia
• Contatto privacy: privacy@mailamber.app
• Supporto: support@mailamber.app

Non è stato nominato un responsabile della protezione dei dati (DPO), non ricorrendo le condizioni previste dall'articolo 37 del GDPR per la scala e la natura dei trattamenti effettuati. Per ogni questione relativa ai dati personali il punto di contatto èprivacy@mailamber.app.

2. Le tue email restano sul tuo dispositivo

Le applicazioni includono una diagnostica facoltativa (disattivata finché non la attivi dalle impostazioni): se la abiliti, in caso di errore tecnico vengono inviati al Titolare i soli dati dell'errore (tipo, messaggio, versione dell'app e del sistema),mai contenuti delle email, verso un servizio auto-ospitato su server UE. Le notifiche dell'app (nuove email, promemoria, posticipi) sono generatelocalmente sul dispositivo: nessun contenuto passa da servizi di notifica del Titolare. Unica eccezione, se le attivi: le notifiche in tempo reale del tracciamento delle email inviate, recapitate tramite Google Firebase Cloud Messaging come descritto nellasezione 10-ter.

Configurazione automatica delle caselle. Quando aggiungi una casella, per trovare da solo i server di posta il dispositivo può consultare, usando ilsolo nome di dominio del tuo indirizzo (ad es. «esempio.it», mai l'indirizzo completo né la password), il server del tuo provider, il database pubblico di configurazioni di Mozilla Thunderbird (autoconfig.thunderbird.net) e, sull'app per Android, il servizio DNS pubblico di Cloudflare (cloudflare-dns.com) per leggere i record MX del dominio. Queste richieste partono direttamente dal dispositivo, senza passare dai server del Titolare, e sono trattate da tali soggetti secondo le rispettive informative.

Immagini remote. Per proteggerti dai pixel di tracciamento, le immagini remote contenute nelle email sono bloccate per impostazione predefinita. Se scegli di caricarle — per un singolo messaggio oppure sempre per un mittente o un dominio di cui ti fidi — il dispositivo le scarica direttamente dai server indicati nel messaggio, che possono così rilevare, come per qualsiasi client di posta, l'indirizzo IP e l'orario di apertura. L'elenco dei mittenti e domini fidati è sincronizzato tra i tuoi dispositivi come descritto nella sezione 10-quinquies.

3. Dati trattati, finalità e basi giuridiche

I server del Titolare (api.mailamber.app, ospitati da Hetzner in Germania, Unione Europea) trattano esclusivamente i dati minimi necessari alla gestione dell'account Mailamber:

• indirizzo email dell'account Mailamber;
• hash della password (algoritmo argon2id — mai la password in chiaro);
• nome visualizzato e lingua preferita;
• stato dell'abbonamento (piano, ciclo di fatturazione, scadenze);
• identificativo dei dispositivi collegati alla licenza, in forma di hash, con nome del dispositivo, piattaforma, versione dell'app e data dell'ultimo utilizzo;
• ticket di supporto inviati volontariamente e relative risposte;
• richieste inviate dal modulo contatti del sito (nome, email, oggetto, messaggio e indirizzo IP di invio);
• prove di accettazione dei documenti legali e dell'informativa IA (documento, versione, data, modalità, indirizzo IP e un'impronta pseudonimizzata dell'indirizzo email);
• impostazioni condivise tra i tuoi dispositivi, conservate cifrate (sezione 10-quinquies);
• log di audit tecnici (eventi di sicurezza, accessi riusciti e falliti, indirizzi IP);
• un registro di sicurezza e prevenzione abusi (accessi falliti, blocchi della verifica in due passaggi, richieste di reimpostazione password, registrazioni con indirizzi temporanei, superamenti dei limiti di richieste, verifiche anti-bot fallite, tentativi oltre il limite dispositivi, rimborsi e contestazioni di pagamento), in cui l'indirizzo IP non è conservato in chiaro ma solo come impronta crittografica con chiave (HMAC) e come rete troncata (/24 per IPv4, /48 per IPv6), senza indirizzo email in chiaro; eventuali misure adottate sull'account (sospensione, disattivazione) con la categoria del motivo;
• se attivi la verifica in due passaggi (facoltativa): la chiave segreta TOTP, cifrata a riposo (AES-256-GCM); i codici di recupero, conservati solo come impronta crittografica con chiave (HMAC) e mai in chiaro; l'ultimo intervallo di tempo usato, per impedire il riutilizzo dello stesso codice; le sfide di accesso temporanee, valide 5 minuti; per l'opzione «Ricorda questo browser», un token casuale conservato solo come hash, la stringa user-agent del browser e le date di creazione, ultimo utilizzo e scadenza (30 giorni); gli eventi di sicurezza correlati (attivazione, disattivazione, codici errati con indirizzo IP) nei log di audit. L'esportazione dei dati include solo lo stato della verifica e le date, mai la chiave segreta né i codici;
• metadati d'uso dell'assistente IA (funzione, modello, numero di token, costo, esito — mai il contenuto), se lo usi;
• se attivi il tracciamento delle email inviate (sezione 10-ter), per ciascuna email tracciata: identificativo del messaggio, casella mittente, oggetto, indirizzi dei destinatari in «A» e «Cc» (mai in «Ccn»), dispositivo di invio, orari, eventi di apertura e di click con la loro classificazione e uno pseudonimo dell'indirizzo IP da cui provengono, indirizzi dei collegamenti tracciati;
• solo se usi il tracciamento delle email inviate, uno pseudonimo degli indirizzi IP da cui usi le app Mailamber o l'area account, conservato per 7 giorni, per non contare come aperture le tue stesse visualizzazioni (sezione 10-ter).

Il conferimento dei dati contrattuali è necessario per creare e usare l'account: senza, il servizio non può essere erogato. Il consenso al marketing è invece sempre facoltativo e la sua mancanza non limita in alcun modo il servizio.

4. Pagamenti tramite Paddle

Gli abbonamenti sono venduti tramite Paddle.com Market Ltd («Paddle»), che agisce come merchant of record: è Paddle a vendere, incassare, emettere le ricevute e gestire l'IVA. Per i dati di pagamento (carta, indirizzo di fatturazione, dati fiscali) Paddle opera come titolare autonomo del trattamento: il Titolare non riceve né conserva i dati completi degli strumenti di pagamento, ma soltanto lo stato dell'abbonamento. Il trattamento effettuato da Paddle è descritto nellainformativa privacy di Paddle.

5. Destinatari e responsabili del trattamento

I dati dell'account non vengono venduti né comunicati a terzi per finalità commerciali. Sono trattati, per conto del Titolare o come titolari autonomi, esclusivamente dai seguenti soggetti:

I dati possono inoltre essere comunicati ad autorità pubbliche quando ciò sia richiesto dalla legge.

6. Trasferimenti extra-UE

I dati dell'account risiedono su server nell'Unione Europea. I trasferimenti verso paesi terzi si limitano ai casi seguenti, tutti assistiti dalle garanzie del Capo V del GDPR (clausole contrattuali standard ex art. 46, par. 2, lett. c, o decisione di adeguatezza EU-US Data Privacy Framework):

• la distribuzione degli aggiornamenti dell'app per Windows tramite GitHub, Inc. (Stati Uniti), che può trattare dati tecnici di connessione come l'indirizzo IP;
• l'elaborazione dei testi necessari alle funzioni di IA che attivi, previo consenso, da parte dei fornitori di modelli elencati nella sezione 5 (Stati Uniti);
• se attivi il controllo di reputazione degli allegati, l'invio della sola impronta SHA-256 ad abuse.ch (Svizzera, paese con decisione di adeguatezza della Commissione europea);
• la copia di sicurezza dei backup affidata a Cloudflare, Inc. (Stati Uniti), conservata nella giurisdizione UE di Cloudflare R2 e cifrata prima dell'invio, quindi illeggibile per Cloudflare: un accesso dagli Stati Uniti resta solo teorico ed è coperto dall'adesione di Cloudflare all'EU-US Data Privacy Framework;
• se attivi le notifiche di tracciamento sull'app Android, il recapito delle notifiche push tramite Google Firebase Cloud Messaging (il token del dispositivo e il contenuto minimo della notifica possono transitare su server di Google negli Stati Uniti, nell'ambito del Data Privacy Framework e delle clausole contrattuali standard);
• solo previo tuo consenso nel banner cookie del sito o nelle impostazioni dell'app Android, gli strumenti di misurazione Google Analytics 4, Google Tag Manager e Microsoft Clarity (i cui gruppi possono trasferire dati negli Stati Uniti nell'ambito del Data Privacy Framework).

Nessun altro trasferimento extra-UE viene effettuato dal Titolare.

7. Tempi di conservazione

8. Email transazionali e marketing

Le email transazionali — verifica dell'account, reimpostazione della password, avvisi di sicurezza dell'account, ricevute e avvisi sull'abbonamento — sono necessarie all'erogazione del servizio e vengono inviate sulla base del contratto (art. 6, par. 1, lett. b GDPR).

Misura tecnica nelle email di servizio. Inviamo le email tramite Brevo (responsabile del trattamento, UE), che in ogni messaggio aggiunge in automatico una piccola immagine e riscrive i collegamenti sul dominio r.em.mailamber.app, per misurare consegna, apertura e click. Per le email di servizio usiamo queste informazioni solo in forma aggregata, per verificare che le email arrivino (consegne, rimbalzi, filtri antispam) e per la sicurezza del servizio, mai per profilarti o per finalità promozionali. Base giuridica: legittimo interesse al funzionamento affidabile e sicuro delle comunicazioni (art. 6, par. 1, lett. f GDPR). Aperture e click delle email di servizio restano nei registri di Brevo, per i tempi del fornitore, e non vengono salvati nei nostri database. Se il tuo programma di posta blocca le immagini remote (come fa Mailamber) l'apertura non viene registrata; puoi opporti scrivendo aprivacy@mailamber.app.

Le email promozionali (novità di prodotto, offerte) vengono inviatesolo con il tuo consenso esplicito, raccolto separatamente e mai precondizione per usare il servizio. Puoi revocare il consenso in ogni momento, con un solo click: tramite il link di disiscrizione presente in ogni email o dal toggle nella tua area account. La revoca non pregiudica la liceità dei trattamenti già effettuati.

Avvisi di nuova versione dell'applicazione. A ogni rilascio inviamo agli utenti registrati una breve email con le novità della versione: la base giuridica è il legittimo interesse a tenerti informato sul software che utilizzi (art. 6, par. 1, lett. f GDPR). Puoi disattivarli in qualsiasi momento, con un solo click, dal link presente in fondo a ogni avviso; gli avvisi che riguardano la sicurezza restano comunicazioni di servizio inviate sulla base del contratto.

Suggerimenti promozionali in-app. Nell'applicazione, con frequenza contenuta, possono comparire suggerimenti che promuovono esclusivamente prodotti e servizi Mailamber: le funzionalità dei piani superiori (piani Free e Plus), gli addon acquistabili e le altre app Mailamber (tutti i piani, Premium incluso). Base giuridica: legittimo interesse del Fornitore alla promozione dei propri servizi (art. 6, par. 1, lett. f GDPR). Per selezionarli l'app usa solo dati dell'account già trattati per l'erogazione del servizio: il piano attivo (Free/Plus/Premium), gli addon attivi e i tipi di dispositivo collegati. Nessun contenuto delle tue email viene letto o analizzato a fini promozionali, nessun dato aggiuntivo viene raccolto o inviato ai nostri server, nessuna profilazione viene effettuata e non è presente pubblicità di terze parti. Il suggerimento di un addon sparisce quando l'addon è attivo; nel piano Premium non compaiono inviti a cambiare piano.

Presentazione delle altre app Mailamber (tutti i piani). Indipendentemente dal piano, l'app per PC può presentare l'app per Android (con codice QR verso Google Play) e quella per Android l'app per Windows. Per decidere se mostrarla, l'app usa soltanto l'elenco dei dispositivi già collegati al tuo account (già trattato per la gestione delle licenze) e, sul dispositivo, il ricordo della tua eventuale chiusura: se un dispositivo di quel tipo è già collegato, la presentazione non compare. Nessun contenuto delle email viene usato e nessun dato aggiuntivo viene raccolto. Base giuridica: legittimo interesse a far conoscere le app incluse nel servizio (art. 6, par. 1, lett. f GDPR).

8-bis. Newsletter

La newsletter di Mailamber è facoltativa e separata dalle email promozionali: di norma ogni due settimane ti racconta i nuovi articoli del blog, le nuove versioni delle app per Windows e Android, una funzione da scoprire e qualche consiglio sulla posta. La riceve solo chi si iscrive.

Base giuridica e doppio opt-in. Il trattamento si basa sul tuoconsenso (art. 6, par. 1, lett. a GDPR), espresso con una casella non preselezionata. Le iscrizioni dai moduli del sito valgono solo dopo il click sul link di conferma che ti inviamo (valido 7 giorni, una sola volta). Se ti iscrivi durante la registrazione, la conferma avviene con la verifica dell'indirizzo dell'account, senza una seconda email; dall'area account, con l'indirizzo già verificato, l'iscrizione vale subito. Di ogni iscrizione registriamo data, fonte, versione e impronta del testo del consenso e uno pseudonimo dell'indirizzo IP calcolato con chiave segreta, come prova del consenso.

Aperture e click. Come la gran parte delle newsletter, le nostre passano dal fornitore di invio Brevo, che in ogni email aggiunge una piccola immagine per misurare leaperture e riscrive i collegamenti (dominio r.em.mailamber.app) per misurare i click. La misura fa parte del consenso alla newsletter. Brevo ci invia gli eventi tramite webhook e noi ne conserviamo solo: i totali aggregatidi ogni numero (consegne, aperture, aperture automatiche dei proxy come Apple Mail Privacy Protection, click e click per collegamento); per ogni invio se è stato consegnato, aperto o cliccato (sì/no), per calcolare i dati unici; per ogni iscritto la data dell'ultima apertura e dell'ultimo click. Non conserviamo l'elenco delle tue aperture né quali collegamenti hai cliccato, non facciamo profilazione e non vendiamo né condividiamo questi dati. Li usiamo per capire quali contenuti interessano e per tenere pulita la lista. Se il tuo programma di posta blocca le immagini remote (come fa Mailamber), l'apertura non viene registrata.

Pulizia della lista. Se per 12 mesi non apri e non clicchi nessuna newsletter (le aperture automatiche dei proxy non contano), ti scriviamo una volta per chiederti se vuoi continuare a riceverla. Basta aprire quell'email, cliccare un collegamento o premere «Sì, resto iscritto»; senza risposta entro 30 giorni l'iscrizione si chiude, come una disiscrizione.

Destinatari. L'invio avviene tramite Brevo (responsabile del trattamento, UE), che misura consegne, aperture e click e ci segnala rimbalzi, reclami e disiscrizioni. Chi era iscritto alla nostra lista Brevo con doppio opt-in può essere trasferito nella newsletter mantenendo data e fonte del consenso originale.

Conservazione. Le iscrizioni mai confermate si cancellano dopo 30 giorni. I dati degli iscritti restano finché non ti disiscrivi; dopo la disiscrizione si cancellano entro 30 giorni e resta soltanto uno pseudonimo dell'indirizzo, per rispettare la tua scelta e non scriverti più (legittimo interesse, art. 6, par. 1, lett. f). Lo storico degli invii (con il sì/no di consegna, apertura e click) e gli eventi del fornitore si cancellano dopo 12 mesi; le date dell'ultima apertura e dell'ultimo click restano finché sei iscritto. Le statistiche aggregate dei numeri non contengono dati personali.

Come disiscriverti. Con un click dal link presente in fondo a ogni numero (e dal pulsante «Annulla iscrizione» del tuo programma di posta), dalla pagina delle preferenze linkata in ogni email, dall'area account o scrivendo aprivacy@mailamber.app. La disiscrizione revoca anche il consenso alla misura di aperture e click. La revoca non pregiudica la liceità degli invii precedenti. L'esportazione dei dati dall'area account include la newsletter (con l'ultima apertura e l'ultimo click); l'eliminazione dell'account cancella anche l'iscrizione.

9. Cookie e strumenti di misurazione

Di base il sito utilizza esclusivamente cookie tecnici (i cookie di sessione dell'area account) e il localStorage del browser per la lingua e la scelta sul consenso. Possiamo attivare strumenti di misurazione anonima (Google Analytics 4, Microsoft Clarity, anche tramite Google Tag Manager): in tal caso compare un banner e gli strumenti si caricanosolo dopo il tuo consenso esplicito, revocabile in qualsiasi momento; senza consenso non viene installato alcun cookie non tecnico. Il video demo in home è ospitato sui nostri server e non contatta terze parti. Nessun cookie di profilazione pubblicitaria, in nessun caso. Tutti i dettagli, inclusa la tabella dei cookie e il pulsante di revoca, sono nell'informativa cookie.

10. Funzioni di intelligenza artificiale (facoltative)

Mailamber include alcune funzioni di intelligenza artificiale. Sono tuttefacoltative: l'app resta pienamente utilizzabile senza mai attivarle enessun contenuto della tua casella viene inviato all'IA finché non la attivi tu e accetti l'informativa IA mostrata nell'app. Puoi revocare il consenso in qualsiasi momento dalle impostazioni: da quel momento non viene più inviato nulla. L'architettura local-first descritta in questa informativa vale per tutte le funzioni essenziali (sincronizzazione, lettura, ricerca, organizzazione): le funzioni di IA sono l'unica eccezione, e solo nei limiti descritti qui.

Funzioni su richiesta (piani Plus e Premium). Quando premi un comando dell'assistente — «Genera», «Rivedi», «Riassumi», «Traduci», una risposta rapida, la generazione dell'oggetto o di un template HTML — viene inviato solo il testo necessario a quel comando: la descrizione dell'email da scrivere, la tua bozza, il testo dell'email da riassumere o tradurre oppure, quando rispondi o inoltri, il messaggio a cui ti riferisci.

Funzioni automatiche (tutti i piani, disattivate finché non le attivi).Alcune funzioni lavorano in automatico sui nuovi messaggi, ma solo dopo che le hai attivate e hai accettato l'informativa IA:

• Priorità intelligente con IA: per i nuovi messaggi in arrivo vengono inviati mittente, oggetto e un breve estratto (al massimo 140 caratteri), a piccoli gruppi, per suggerire un'etichetta di priorità (ad es. «rispondi subito», «scadenza»). Le regole apprese restano sul tuo dispositivo.
• Spazi smart con assistenza IA: per i mittenti che il classificatore locale non riconosce vengono inviati indirizzo e nome del mittente e fino a due oggetti, per suggerire una categoria (ad es. «finanze», «viaggi»).

Senza attivazione queste funzioni lavorano solo con regole locali, sul dispositivo. In nessun caso vengono trasmessi il resto della casella, l'archivio o gli allegati.

Fornitori dei modelli. Il testo viene inviato ai server del Titolare e da lì inoltrato a uno dei fornitori di modelli di IA, selezionati e aggiornati nel tempo per qualità e affidabilità: attualmente OpenRouter, Inc. (che instrada la richiesta verso modelli di diversi produttori), OpenAI, L.L.C. e Anthropic, PBC. I fornitori hanno sede o server principalmente negliStati Uniti: il trasferimento avviene sulla base delle clausole contrattuali standard (SCC) e, ove applicabile, dell'EU-U.S. Data Privacy Framework.

Nessun addestramento, nessuna conservazione. I tuoi contenutinon vengono mai usati per addestrare modelli di IA: su OpenRouter le richieste vengono instradate esclusivamente verso fornitori che non conservano i dati né li usano per l'addestramento; OpenAI e Anthropic, per contratto, non usano per addestrare i propri modelli i dati ricevuti tramite le loro API. Sui server del Titolare il contenuto transita solo per il tempo necessario a generare la risposta e non viene mai registrato su disco, database o log: restano solo metadati (funzione, modello, token, costo, esito) per 12 mesi. Per non ripetere richieste identiche, le risposte di riassunto, traduzione e classificazione possono essere tenute al massimo 24 ore in una cachesolo in memoria, riservata al tuo account e mai condivisa con altri utenti. I fornitori possono conservare temporaneamente le richieste, secondo le proprie informative, al solo fine di prevenire abusi.

Sicurezza. Il testo delle email viene trattato come dato non attendibile: le richieste sono costruite in modo che eventuali istruzioni contenute in un'email non vengano eseguite dal modello (protezione dalla prompt injection) e le risposte strutturate vengono rivalidate dal server prima di arrivare all'app.

Base giuridica. Il tuo consenso esplicito (art. 6, par. 1, lett. a GDPR), raccolto con l'informativa IA nell'app e revocabile in ogni momento senza pregiudicare la liceità dei trattamenti precedenti; per le funzioni che invochi tu, anche l'esecuzione del contratto (art. 6, par. 1, lett. b).

Trasparenza, limiti e controllo umano. In ogni caso:

• le funzioni di IA sono chiaramente segnalate nell'app, in conformità agli obblighi di trasparenza dell'art. 50 del Regolamento (UE) 2024/1689 («AI Act»): le proposte dell'assistente portano l'etichetta «Generato con AI» prima che tu decida di usarle e, accanto a ogni campo o risultato di IA, un avviso ricorda che il testo è generato dall'IA;
• i risultati sono generati automaticamente e possono essere inesatti o incompleti: vanno sempre verificati prima dell'uso e non costituiscono consulenza professionale;
• i contenuti generati dall'IA sono suggerimenti: sei sempre tu a decidere se inserirli, modificarli o scartarli, e nessuna email viene inviata dall'IA al posto tuo; le etichette di priorità e le categorie servono solo a ordinare la tua posta e non sono usate per valutare persone, per profilazione o per pubblicità;
• nessuna decisione automatizzata che produca effetti giuridici o significativi sulla tua persona (art. 22 GDPR);
• come l'account, le funzioni di IA sono riservate a chi ha la capacità di concludere contratti (Termini, sezione 3) e non sono destinate ai minori.

Funzioni, fornitori, limiti e modalità di disattivazione sono spiegati in modo semplice nella pagina L'AI in Mailamber.

10-bis. Servizi Google (accesso a Gmail) e accesso con Microsoft

Se colleghi una casella Gmail o Google Workspace con «Accedi con Google», Mailamber vi accede esclusivamente tramite i protocolli IMAP e SMTP con autorizzazione OAuth (ambitohttps://mail.google.com/, l'unico che consente l'accesso IMAP/SMTP), per mostrarti e gestire la tua posta nell'app: lettura, ricerca, organizzazione e invio dei messaggi. I token di accesso vengono scambiati direttamente tra il tuo dispositivo e Google, sono cifrati (Windows DPAPI sul PC, Android Keystore sul telefono) e restano solo sul dispositivo; se rimuovi l'account da Mailamber, l'autorizzazione viene revocata anche presso Google. I messaggi vengono scaricati e conservati unicamente nel database locale del dispositivo, come ogni altro account.

L'uso e il trasferimento a qualsiasi altra app delle informazioni ricevute dalle API di Google da parte di Mailamber rispettano leNorme sui dati utente dei servizi API di Google, inclusi i requisiti di Utilizzo limitato (Limited Use). In particolare:

• i dati Gmail vengono trasferiti a terzi solo quando attivi tu una funzione di IA (sezione 10), limitatamente al testo necessario e al solo scopo di fornirti quella funzione, oppure se richiesto dalla legge;
• i dati Gmail non vengono venduti e non vengono usati né trasferiti per pubblicità, profilazione, valutazione del merito creditizio o altri scopi estranei alle funzioni dell'app;
• i dati Gmail non vengono letti da persone, salvo tuo consenso esplicito per singoli messaggi (ad esempio se ce li invii in un ticket di supporto), per motivi di sicurezza (indagini su abusi) o per obblighi di legge;
• Mailamber non usa i dati ottenuti tramite le API di Google Workspace, inclusi i dati Gmail, per sviluppare, migliorare o addestrare modelli generalizzati di intelligenza artificiale o di machine learning, e non consente ai fornitori di IA di farlo.

Accesso con Microsoft. Se colleghi una casella Outlook.com, Hotmail o Microsoft 365 con «Accedi con Microsoft», Mailamber vi accede allo stesso modo, tramite IMAP e SMTP con autorizzazione OAuth (ambiti IMAP.AccessAsUser.All,SMTP.Send e offline_access, più gli ambiti di identitàopenid ed email, usati solo per conoscere l'indirizzo della casella). Anche in questo caso i token vengono scambiati direttamente tra il dispositivo e Microsoft, sono cifrati (Windows DPAPI sul PC, Android Keystore sul telefono), restano solo sul dispositivo e vengono cancellati quando rimuovi l'account da Mailamber; puoi inoltre revocare in qualsiasi momento l'autorizzazione dalle impostazioni del tuo account Microsoft. I dati della casella sono trattati con le stesse garanzie descritte sopra per Gmail: nessuna vendita, nessun uso pubblicitario, nessun addestramento di modelli di IA.

10-ter. Tracciamento delle email inviate (facoltativo)

Il tracciamento è disattivato di default: lo attivi tu, per la singola email mentre la scrivi oppure, dalle Impostazioni dell'app, per tutti i nuovi messaggi. Le email tracciate includono un'immagine trasparente di 1×1 pixel ospitata sui nostri server. Con l'addon facoltativo Tracking Pro, inoltre, i collegamenti che inserisci vengono riscritti verso un indirizzo di reindirizzamento sui nostri server, che registra il click e porta subito alla pagina originale; i collegamenti contenuti nei messaggi che citi quando rispondi o inoltri non vengono tracciati.

Quali dati conserviamo. Per mostrarti le conferme di lettura su tutti i tuoi dispositivi (PC e telefono) e distinguere le letture reali dalle aperture automatiche, per ciascuna email tracciata i nostri server conservano:

• l'identificativo del messaggio (Message-ID), l'indirizzo della tua casella da cui parte, l'oggetto (fino a 300 caratteri) e gli indirizzi dei destinatari in «A» e «Cc» (fino a 50;mai i destinatari in Ccn);
• il dispositivo da cui l'hai inviata (PC o telefono), gli orari di registrazione e di invio, il momento del primo segnale ricevuto dal lato del destinatario, il codice casuale del messaggio e, con Tracking Pro, l'indirizzo originale dei collegamenti tracciati;
• per ogni richiesta al pixel o a un collegamento tracciato: data e ora, tipo (apertura o click), il collegamento cliccato, una classe generica del programma che ha fatto la richiesta (per esempio «proxy di Gmail» o «browser») e la classificazionedell'evento: apertura contata, oppure esclusa perché proveniente da un sistema automatico (bot o scanner di sicurezza), da un'apertura automatica di Apple Mail (Protezione della privacy di Mail), da una tua visualizzazione o da un doppione;
• uno pseudonimo dell'indirizzo IP da cui arriva la richiesta, calcolato con una chiave segreta del server (HMAC-SHA256): dallo pseudonimo non si risale all'indirizzo senza quella chiave, che resta sul server. Serve solo a riconoscere le tue visualizzazioni, i doppioni e le raffiche di click tipiche degli scanner.

Non conserviamo l'indirizzo IP in chiaro, la stringa user-agent, la posizione o altre informazioni sul dispositivo del destinatario, né il corpo e gli allegati dell'email, che restano solo sul tuo dispositivo e presso il tuo provider di posta.

Le tue visualizzazioni non contano. Per riconoscerle, il server conserva lo pseudonimo (calcolato allo stesso modo) degli indirizzi IP da cui usi le app Mailamber o l'area account: un'apertura o un click che proviene da una rete da cui hai usato Mailamber nelle ultime 24 ore è considerato tuo e non viene contato. Questi pseudonimi vengono registrati solo se usi il tracciamento, cioè se hai almeno un'email tracciata negli ultimi 12 mesi: il primo viene annotato quando tracci la prima email, i successivi a ogni uso del servizio con il tuo account. Se non usi il tracciamento non conserviamo alcuno pseudonimo dei tuoi indirizzi IP. Vengono cancellati 7 giorni dopo l'ultimo utilizzo e comunque quando non hai più email tracciate negli ultimi 12 mesi. Di conseguenza non vengono contate nemmeno le aperture di chi condivide la tua stessa connessione a Internet (per esempio i colleghi nella rete dello stesso ufficio).

Puoi disattivare questo comportamento con l'opzione «Escludi aperture e click dalla mia rete» nelle impostazioni dell'app (attiva di serie). Se la disattivi, le aperture e i click provenienti dalla tua rete vengono contati come quelli degli altri destinatari, gli pseudonimi dei tuoi indirizzi IP vengono cancellati subito e non ne registriamo di nuovi finché non la riattivi; le aperture degli ultimi 7 giorni già registrate vengono ricalcolate. Disattivarla quindi riduce i dati che conserviamo.

Notifiche in tempo reale. Se le attivi, le app ti avvisano alla prima apertura e al primo click di un'email tracciata. Sul PC e sul telefono con l'app aperta l'avviso arriva dalla connessione diretta con i nostri server. Per avvisarti anche con l'app Android chiusa, il telefono registra presso i nostri server un token del dispositivo (un identificativo casuale dell'installazione dell'app, fornito da Google), insieme a lingua, fuso orario, versione dell'app e preferenze di notifica (suono, ore di silenzio); i nostri server inviano la notifica tramite Google Firebase Cloud Messaging, che la recapita al telefono. La notifica contiene solo il necessario per mostrarla: oggetto dell'email, primo destinatario, dominio del collegamento cliccato e il codice casuale del messaggio. Il token viene cancellato quando esci dall'app, disattivi queste notifiche o disinstalli l'app, e comunque dopo 90 giorni senza aggiornamenti. Base giuridica: esecuzione del contratto (art. 6, par. 1, lett. b) GDPR) per la funzione che attivi tu.

Ruoli e base giuridica. Per i dati dei tuoi destinatari sei tu il titolare del trattamento: decidi tu se e quali email tracciare. Mailamber tratta questi datiper tuo conto, come responsabile del trattamento (art. 28 GDPR), solo per fornirti la funzione, e non li usa per nessun altro scopo: niente profilazione, pubblicità o cessione a terzi. Le condizioni di questo trattamento (istruzioni, riservatezza, misure di sicurezza, sub-responsabili, assistenza, cancellazione e notifica delle violazioni) sono fissate nella clausola sul trattamento dei dati deiTermini di servizio (sezione 10-bis), ai sensi dell'art. 28, par. 3, GDPR. La base giuridica dell'uso del tracciamento la individui tu; di norma è il tuo legittimo interesse a sapere se e quando le tue email vengono lette (art. 6, par. 1, lett. f) GDPR). Valuta se e come informare i destinatari e, dove le norme applicabili lo richiedono (per esempio per le comunicazioni di marketing o in base alle norme sulla riservatezza delle comunicazioni elettroniche), ottenerne il consenso.

Se ricevi un'email tracciata. Puoi evitare il tracciamento disattivando il caricamento automatico delle immagini nel tuo programma di posta (come fa Mailamber di default sulla posta che ricevi) e non aprendo i collegamenti tracciati. Per esercitare i tuoi diritti puoi rivolgerti al mittente, che è il titolare; se scrivi aprivacy@mailamber.app, assistiamo il mittente nel dare seguito alla tua richiesta.

Conservazione e cancellazione. I dati delle email tracciate e i relativi eventi vengono cancellati automaticamente 12 mesi dopo la registrazione dell'email o dell'evento; gli pseudonimi degli IP da cui usi Mailamber 7 giorni dopo l'ultimo utilizzo. Se cancelli il tuo account Mailamber, tutti i dati di tracciamento vengono eliminati subito (e dai backup cifrati entro 30 giorni). L'esportazione dei dati dall'area account include anche i dati di tracciamento: le email tracciate con stato, contatori e collegamenti, e gli eventi di apertura e click con orario e classificazione; non include gli pseudonimi IP, che sono valori tecnici utilizzabili solo sul server e, per gli eventi, si riferiscono ai destinatari (resta fermo il tuo diritto di accesso: puoi chiederci quelli che ti riguardano scrivendo a privacy@mailamber.app). Sul piano Free le email tracciate includono una firma «Inviata con Mailamber» con collegamento a questo sito.

10-quater. Controllo di sicurezza degli allegati

L'app controlla gli allegati sul tuo dispositivo, prima che tu li apra, con regole di analisi locali e, su Windows, con Microsoft Defender. Defender è un componente di Windows: in base alle impostazioni di Sicurezza di Windows può inviare campioni a Microsoft, e puoi gestirlo da lì.

Se attivi il controllo di reputazione (disattivato di default), l'app invia ai nostri server solo l'impronta SHA-256 degli allegati ricevuti negli ultimi 30 giorni, che viene confrontata con l'archivio pubblico di malware MalwareBazaar di abuse.ch. Dall'impronta non è possibile ricostruire il file; non la conserviamo (resta al massimo 24 ore in una cache in memoria, per evitare richieste ripetute) e nessun altro dato dell'allegato o del messaggio lascia il dispositivo.

10-quinquies. Impostazioni condivise tra PC e telefono

Per tenere allineate le tue impostazioni tra i dispositivi collegati al tuo account Mailamber, l'app invia ai nostri server:

• regole, template e firme;
• i mittenti bloccati;
• i mittenti e domini fidati di cui hai scelto di caricare sempre le immagini remote;
• l'elenco dei mittenti e domini segnati come spam, che l'app impara quando usi «Segna come spam» per spostare nella posta indesiderata i loro messaggi futuri (lo spostamento avviene sul dispositivo);
• i contatti salvati in rubrica (nome, indirizzi email, telefono, azienda, indirizzo postale, note, gruppi, preferito) e le loro modifiche o eliminazioni. Lo storico delle persone con cui scambi email, che l'app ricava dalla posta per suggerirti i destinatari e ordinare la rubrica, resta invece solo sul dispositivo e non viene mai inviato;
• i nomi personalizzati degli Spazi smart;
• le preferenze (tema, colore e densità dell'interfaccia, lingua, suoni e volume delle notifiche, ore di silenzio, tracciamento predefinito, Priorità intelligente).

Regole, firme, elenchi e contatti salvati contengono dati personali di terzi (nomi, indirizzi email e gli altri dati che inserisci tu, ad es. un mittente bloccato o la scheda di un cliente): li tratti tu, per i tuoi scopi, e noi li conserviamo cifrati al solo fine di sincronizzarli tra i tuoi dispositivi. Non vengono mai inviati il contenuto delle email, le password, i token di accesso alle tue caselle né le impostazioni legate al singolo dispositivo.

I dati sono conservati sui server del Titolare nell'Unione Europea (Hetzner, Germania),cifrati a riposo (AES-256-GCM, con una chiave distinta per ciascun utente derivata da una chiave custodita sul server: non si tratta di cifratura end-to-end, perché i dispositivi devono poter recuperare le impostazioni anche dopo una reimpostazione della password). Sono usati solo per la sincronizzazione e vengono cancellati con l'account; sono inclusi nell'esportazione dei dati. Puoi disattivare la sincronizzazione su ogni dispositivo dalle Impostazioni dell'app: da quel momento il dispositivo non invia né riceve più nulla, mentre la copia già presente sui server resta finché non elimini l'account; puoi chiederne la cancellazione anticipata scrivendo aprivacy@mailamber.app. Base giuridica: esecuzione del contratto (funzione del servizio).

10-sexies. Statistiche d'uso dell'app Android (facoltative)

Per capire quali funzioni vengono usate, dove l'app si inceppa e come migliorarla, l'app per Android può raccogliere statistiche d'uso. Sono disattivate finché non le attivi tu: dopo la configurazione della prima casella l'app te lo chiede con un avviso non bloccante («Consenti» / «No, grazie», con lo stesso risalto) e puoi cambiare idea in qualsiasi momento da Impostazioni → Privacy e statistiche. Prima del consenso non viene registrato né inviato nulla e non esiste alcun identificativo. Base giuridica: consenso (art. 6, par. 1, lett. a GDPR; art. 122 del Codice privacy per la memorizzazione sul dispositivo).

Cosa viene raccolto.

• eventi d'uso da un elenco chiuso definito nel codice dell'app: apertura dell'app e durata della sessione, schermate visitate, passi del primo avvio, casella aggiunta (solo il tipo: IMAP, Gmail, Microsoft o PEC), categorie di errore della sincronizzazione e dell'invio (ad es. «autenticazione», «rete»), apertura della composizione e invio (tipo di messaggio, tracciamento attivo sì/no, numero di destinatari), tipo di funzione IA usata, uso di un template, attivazione del tracciamento, visualizzazioni e tocchi dei suggerimenti di piano e di addon, impostazioni cambiate (solo quale e il nuovo stato), apertura di guida e supporto, indicatore di sessione senza crash;
• proprietà generali: piano (Free, Plus, Premium), versione e lingua dell'app, piattaforma;
• un identificativo casuale generato sul telefono al momento del consenso: non deriva dal tuo account, dall'indirizzo email, dall'identificativo del dispositivo o dall'Android ID e non viene collegato al tuo account Mailamber.

Mai raccolti: contenuto delle email, oggetti, indirizzi (tuoi o dei tuoi corrispondenti), nomi dei contatti, testi scritti o generati, nomi delle cartelle, password o token. L'app accetta solo valori predefiniti (nessun campo di testo libero) e i nostri server scartano ogni evento o valore fuori elenco.

Google Analytics 4. Gli eventi non vanno direttamente a Google: l'app li invia ai nostri server (UE), che li ricontrollano e li inoltrano a Google Analytics 4 (Google Ireland Ltd) con il Measurement Protocol, all'endpoint europeo di raccolta. A Google non arrivano il tuo indirizzo IP né informazioni sul dispositivo; i segnali pubblicitari sono sempre negati (nessuna personalizzazione degli annunci, nessun uso per la pubblicità). I nostri server non conservano gli eventi. L'app non contiene SDK di Google Analytics o Firebase.

Microsoft Clarity (se attivo). Se lo abbiamo attivato, con lo stesso consenso l'app usa anche l'SDK di Microsoft Clarity (Microsoft Ireland Operations Ltd), che ricostruisce l'interazione con l'interfaccia (tocchi, scorrimenti, schermate) per individuare problemi di usabilità. Il progetto è configurato con mascheramento rigoroso(testo e campi mascherati prima di lasciare il telefono) e, in più, la registrazione vienemessa in pausa su tutte le schermate che mostrano dati personali: elenco dei messaggi, lettura, scrittura, contatti, account, configurazione delle caselle, elenchi dei mittenti, tracciamento, follow-up, template, firme, regole, dispositivi, ticket di supporto, disiscrizioni dalle newsletter, accesso (inclusa la verifica in due passaggi) e registrazione. Clarity riceve anche informazioni tecniche sul dispositivo (modello, versione del sistema, dimensioni dello schermo) e l'indirizzo IP necessario alla connessione; come etichette associamo solo il piano e la versione dell'app, mai un identificativo dell'account.

Conservazione. In Google Analytics 4 i dati a livello di evento sono conservati per 2 mesi, poi restano solo i rapporti aggregati; in Microsoft Clarity le registrazioni sono conservate per 30 giorni e i dati aggregati (ad es. mappe di calore) fino a 13 mesi. Sul telefono gli eventi in attesa di invio restano al massimo 72 ore.

Revoca. Spegnendo l'interruttore in Impostazioni → Privacy e statistiche l'invio si ferma subito e l'app cancella dal telefono l'identificativo casuale, gli eventi in attesa e i dati di sessione; Clarity viene messo in pausa all'istante e ai successivi avvii non parte più. Poiché l'identificativo era casuale ed è stato cancellato, i dati già inviati non sono più riconducibili al tuo telefono; se riattivi le statistiche ne viene generato uno nuovo. Anche disinstallare l'app elimina l'identificativo. La revoca non pregiudica la liceità del trattamento precedente. Google e Microsoft possono trasferire dati negli Stati Uniti nell'ambito del Data Privacy Framework UE-USA (sezione 6).

11. I tuoi diritti e come esercitarli

Applichiamo le tutele descritte in questa informativa a tutti gli utenti, in qualunque paese risiedano; se la legge del tuo paese ti riconosce diritti ulteriori, puoi esercitarli agli stessi contatti indicati qui sotto.

Ai sensi degli articoli 15-22 del GDPR hai il diritto di ottenere dal Titolare l'accesso ai tuoi dati personali, la rettifica, la cancellazione («diritto all'oblio»), la limitazione del trattamento, la portabilità dei dati in un formato strutturato e leggibile da dispositivo automatico, nonché di opporti al trattamento fondato sul legittimo interesse e di revocare in ogni momento i consensi prestati.

Puoi esercitare i tuoi diritti in due modi:

• in autonomia, dall'area account: esportazione dei dati, modifica del profilo, gestione del consenso marketing e cancellazione definitiva dell'account;
• via email, scrivendo aprivacy@mailamber.app: rispondiamo senza ingiustificato ritardo e comunque entro un mese (art. 12 GDPR).

Se ritieni che il trattamento violi il GDPR hai inoltre il diritto di proporre reclamo alGarante per la protezione dei dati personali (Piazza Venezia 11, 00187 Roma —www.garanteprivacy.it) ai sensi dell'articolo 77 del GDPR, o all'autorità di controllo del tuo Stato membro di residenza, ferma restando ogni altra tutela amministrativa o giurisdizionale.

12. Modifiche a questa informativa

La presente informativa è in vigore dal 2 settembre 2026, aggiornata da ultimo il 14 ottobre 2026. Potremo aggiornarla per riflettere evoluzioni del servizio o della normativa: le modifiche sostanziali saranno comunicate via email agli utenti registrati con congruo anticipo, insieme a un avviso nell'area account e nelle app con il riassunto delle modifiche, e ogni versione pubblicata su questa pagina riporterà la data di entrata in vigore.

Questa informativa ha natura informativa (artt. 13 e 14 GDPR): non è un contratto e non richiede il tuo consenso. Nell'avviso ti chiediamo soltanto di prenderne visione; la conferma di lettura, o l'uso continuato del servizio dopo la data indicata nell'avviso, viene registrata solo come prova dell'informazione ricevuta. I trattamenti basati sul consenso (per esempio le comunicazioni promozionali o i cookie di misurazione) restano subordinati al consenso specifico, che puoi dare o revocare separatamente; un aggiornamento dell'informativa non introduce mai nuovi trattamenti basati sul consenso senza chiedertelo.